Kundenes erfaringer med VIS
En av våre kunder har meldt tilbake at bedriften har redusert kostnadene knyttet til kvalitetsarbeid med 20 % årlig etter at de tok i bruk kvalitetsverktøyet VIS. Med en lønnskostnad på kr 350 000 vil det bety en innsparing på kr. 70.000 pr år. Grunnen til dette ligger i følgende punkter:
Dataprogrammet ligger på en wbserver, og er tilgjengelig overalt så lenge man har tilgang til internett. Det gjør at bedrifter med flere avdelinger kan ha felles system og oppdatering kan gjøres uavhengig av hvor man er lokalisert. Det gjør det også mulig å gi eksterne kunder og tilsynsinspektører tilgang til deler av systemet.
Forenklet dokumentstyring
Dokumenter får automatisk identifikasjon og dato. Hvis et dokument brukes i flere avdelinger og prosesser og man gjør endringer i dokumentet, blir dokumentet automatisk endret alle de andre stedene også. Systemet er bygget opp slik at det enkelt å finne og dele dokumenter og maler. Dette sparer bedriften for mye dobbeltarbeid.
Brukervennlig og nyttig ved opplæring av medarbeidere
Systemet er brukervennlig og lett å forstå. Oppstartskostnadene er derfor lave. I VIS kan bedriftene selv administrere systemet og gjøre endringer når det er behov for det. Det gjør bedriftene uavhengig, og de slipper å kjøpe datakompetanse.
I VIS kan det utarbeides organisasjonskart og flytskjema for å visualisere ulike prosesser. Det gjør systemet oversiktelig og lett å forstå. I VIS kan prosessene bygges opp som et hierarki med flere nivå, som f. eks vil være nødvendig ved oppbygging av strukturene i et konsern. Til hvert trinn i flytskjema kan det tilknyttes dokumenter, registreringsskjema og instrukser. Ved å legge inn bilder kan veiviseren brukes som et nyttig opplæringsverktøy. Dette sparer tid for forberedelser ved opplæring av nyansatte.
Avvikssystem med meldinger pr. e-mail og varsling av viktige gjøremål
Avvik registreres og sendes automatisk via e-mail til den som er ansvarlig for å gjøre tiltak. I VIS er det varslingsrutiner når avvik skal være behandlet, leverandører skal følges opp, internrevisjoner skal gjennomføres og for andre oppgaver som er viktig å gjøre innen en fastsatt frist. Dette sikrer at viktige oppgaver ikke blir glemt i en travel hverdag.
Med bakgrunn i kategoriseringen av avvikene, kan det bli laget rapporter og statistikk som viser trender på forskjellige områder. Dette gjør det enklere å analysere hvor man må sette inn tiltak for å gjøre forbedringer, produksjonen billigere, mer effektiv eller tryggere.
Rapporter og statistikker
Ved noen få tastetrykk får man ut rapporter på feks alle prosesser, risikonalayse, HACCP-plan og oppfølginger. VIS inneholder dessuten et fleksibelt statistikkverktøy som gir bedriften verdifull ledelsesinformasjon basert på ulike hendelser rapportert inn i forbedrings/avvikssystemet.
I stedet for å bruke tid på å oppdatere dokumentasjon, kan kvalitetslederen og andre ledere bruke den frigjorte tiden på oppfølging av kritiske punkter og andre viktige oppgaver i driften.
